Hoe je zwakke signalen observeert

met Geen reacties

De eerste keer dat je een zwak signaal tegenkomt zul je het niet herkennen. Simpelweg omdat je geen idee had dat je ergens op moest letten. Hoe het meestal gaat is dat je in een ingewikkelde situatie terechtkomt, en als je terugkijkt hoe het zo is gekomen kom je erachter dat er waarschuwingssignalen waren die je niet had opgemerkt. Dus neem je je voor om de volgende keer beter op te letten.

Zwakke signalen zijn gedragingen of gebeurtenissen die onbelangrijk lijken op het eerste gezicht, maar dat niet zijn. Ze herhalen zich en bouwen zich op over tijd totdat je op ze moet reageren. Net een serie gebroken beloftes, “Het spijt me dat ik niet op tijd de betaling heb overgemaakt. Ik zal het volgende week betalen, heus.”

Wat jouw aandacht trekt

Soms begint het opmerken van zwakke signalen bij een gevoel dat je krijgt dat iets niet helemaal klopt. Als je erover gaat nadenken, realiseer je je dat iemand iets heeft gezegd of gedaan, of niet gezegd of gedaan, of op een bepaalde manier heeft gezegd of gedaan, dat anders was dan je had verwacht. Zoals iemand die bij binnenkomst altijd goedemorgen zegt, maar vandaag niet. Het kan ook zijn dat het anders is dan wat je normaal in deze situatie zou verwachten. Zoals iemand die een creditcard van het bedrijf gebruikt om persoonlijke aankopen af te rekenen.

Dus ga je beter opletten, en als je het signaal nog een keer ziet, dan ga je anticiperen op hoe de situatie zich zou kunnen ontwikkelen. Als die persoon geen goedemorgen meer zegt, wat is er aan de hand? Als die andere persoon de creditcard blijft gebruiken, waar zal dat toe leiden? Moet je iets zeggen of doen, checken of alles oké is of dat er hulp nodig is?

De rol van verbazing

Jouw verwachtingen spelen een grote rol in welke signalen je oppikt en hoe je ze interpreteert. Het is de verbazing die komt van de onverwachte gebeurtenis die jouw aandacht trekt. Iedereen heeft verschillende verwachtingen van de situatie waarin ze zich bevinden, gevormd door hun ervaring, culturele achtergrond en sociale normen.

Foto van Ben White op Unsplash

Zonder verwachtingen neem je dingen zoals ze zijn omdat je niet weet wat er daarna zou kunnen gebeuren. Dit gebeurt als je jong bent of aan iets nieuws begint – je hebt ervaring nodig om verwachtingen op te bouwen. Toen ik in mijn huidige huis ging wonen wist ik niet dat veel van de aanwezige voorzieningen van lage kwaliteit waren. Zes jaar en vele reparaties later ben ik niet meer verbaasd als iets stukgaat en de reparateur tegen mij zegt, “Dit was niet goed geïnstalleerd, dus is het niet verbazend dat het stuk is gegaan…”

Wat je ziet en wat je denkt

Het klinkt als een tautologie, maar je kunt alleen de signalen observeren die zichtbaar zijn – gedrag en gebeurtenissen die iedereen kan zien. Je kunt niet de innerlijke motivaties, zorgen of overwegingen van een ander zien. Je kunt ze afleiden uit jouw observaties, maar je moet ze goed scheiden: een signaal is iets dat zichtbaar is voor anderen, niet jouw eigen interpretatie ervan.

De reden dat dit belangrijk is is dat je wilt begrijpen wat er gebeurt en voorspellen wat er hierna zou kunnen gebeuren. Jouw interpretatie zou kunnen kloppen, maar ook niet. Je maakt een grotere kans dat het klopt als je je een goed beeld vormt van wat je precies hebt geobserveerd.

Wat het ingewikkeld maakt is dat jouw verwachtingen bij jou horen, en toch bepalen zij wat je opmerkt over een ander. Daarom moet je zorgvuldig observeren en nog zorgvuldiger interpreteren. Hoewel je je eigen rol in de observatie niet helemaal eruit kunt halen, kun je erop reflecteren en in overweging nemen hoe het jouw interpretatie van de situatie beïnvloedt. Als de signalen er echt zijn, dan zullen andere mensen ze ook kunnen oppikken.

Actief observeren

Sommige mensen zullen beter zijn in signalen observeren dan andere. Deze mensen worden in termen beschreven zoals opmerkzaam, intuïtief, empathisch, of een mensenmens. Sommige mensen tonen meer interesse voor de gedrag van anderen, of neigen naar eerst observeren dan handelen in een nieuwe situatie. Dat betekent niet dat andere mensen geen signalen zouden kunnen observeren. Als je van nature minder de neiging hebt om te observeren dan kun je ervoor kiezen om een ‘actieve observatie’ houding aan te zetten als het nodig is.

In een ‘actieve observatie’ houding zijn maakt een enorm verschil voor hoeveel signalen je oppikt. Op een normale dag in een normale kantoorbaan zul je niet bezig zijn met signalen observeren terwijl je je to-dolijst wegwerkt. Maar in sommige rollen is alert zijn voor signalen onderdeel van de functie. Denk aan artsen die diagnoses stellen bij patiënten, diplomaten die onderhandelingen voeren, or accountants die een audit uitvoeren op de boeken. In andere gevallen zal de activiteit waarmee je je bezighoudt vereisen dat je actief observeert. Bijvoorbeeld een investeerder die bedrijfspitches evalueert, een interviewer die sollicitanten beoordeelt, of een raad van commissarissen die voorstellen van de directie in overweging neemt.

Als je alert bent dan ben je actief de signalen die je voor je ziet aan het scannen en interpreteren, hetzij in het gedrag dat je ziet of in de informatie die je opneemt. Je bent in een korte tijd een oordeel erover aan het vormen en een reactie aan het geven. Als je niet alert bent, dan is er een moment van bewustwording, misschien veroorzaakt door een reflectie op een activiteit of situatie, meestal naderhand. Dan heb je meer tijd om een oordeel te vormen en een reactie te bedenken.

Een reactie bedenken

In beide gevallen is het belangrijk om je te beseffen dat een reactie bedenken niet in een opwelling moet gebeuren. Daarom moet je een mentaal een stap terug nemen ten opzichte van de situatie, om ‘van de dansvloer af te gaan en op het balkon te gaan staan om de dans te observeren.’

Foto van Gama. Films op Unsplash

Het proces dat je kunt volgen is ‘Aanvoelen- Analyseren-Reageren’ omdat je wilt nadenken over de relatie tussen oorzaak en gevolg, en uit meerdere mogelijke reacties wilt kiezen.

  • Aanvoelen: Benoem je reactie – verbazing, ongemak, zorg, hoop – en de gedragingen die deze hebben veroorzaakt. Wat heb je geobserveerd?
  • Analyseren: Wat zijn de mogelijke oorzaken en gevolgen van het gedrag dat je observeert? Hoe passen deze bij de uitkomst die je zou wensen? Wil je meer van dit gedrag aanmoedigen, of minder?
  • Reageren: Als je de situatie in een bepaalde richting zou willen sturen, wat zou dan een geschikte reactie zijn? Wanneer en hoe zou je het beste kunnen reageren?

Selectief zijn

Nu je je bewust bent van het bestaan van zwakke signalen zou je de neiging kunnen hebben om ze overal te gaan zoeken. Maar niet alles dat gebeurt is een signaal, en niet elk signaal heeft een reactie nodig. Ons brein is ontworpen om de onbenullige herhalende dingen weg te filteren, zodat wij onze aandacht kunnen behouden voor de dingen die ertoe doen. Het heeft alleen zin om je af te vragen of er patronen aan het ontstaan zijn als het gedrag zich herhaalt. In dat geval kun je actief op nieuwe signalen gaan letten, analyseren waar ze naartoe zouden kunnen leiden, en bepalen of en hoe je erop zou willen reageren.

© 2021 Veridia Consulting