Je kent misschien deze beroemde uitspraak over projectmanagement: “Niet plannen is plannen om te falen.”
Maar dat is maar één manier waarop een project kan mislukken. Twee andere planningsfouten zijn over-plannen en onder-plannen. En als bonus: alsof-plannen.
Waarom plannen we eigenlijk?
We verwachten dat vooruitdenken over wat er moet gebeuren (en hoe) ons helpt om de juiste stappen te bepalen. Daarna verwachten we dat we het plan uitvoeren en het einddoel halen. Idealiter op tijd, volgens plan, en zonder problemen. 🎯
De werkelijkheid is complexer dan we bedenken, maar we waarderen het projectplan als leidraad en coördinatiemechanisme voor het projectteam.
1. Over-plannen
Over-plannen is wanneer we elk klein detail in het plan zetten voordat we de eerste stap zetten.
We hakken het project op in piepkleine stappen, voegen veel prognoses en KPI’s toe en proberen vooraf alle afhankelijkheden te regelen. Maar als we hierin doorschieten, verliezen we de kracht van een plan: het doel vertalen naar concrete stappen en mensen aan het werk krijgen.
Te veel tijd besteden aan plannen vertraagt de start en kost energie die beter aan uitvoering besteed kan worden. Bovendien verandert de werkelijkheid tijdens de uitvoering, waardoor er veel herplannen nodig is. Het plan wordt zo zwaar dat het de uitvoering vertraagt. 🪨
De oplossing voor over-plannen is kiezen welke stappen echt cruciaal zijn, wat er nodig is om ze uit te voeren en wie wat doet. En dan: gewoon doen.
2. Onder-plannen
Onder-plannen is wanneer we een algemeen doel hebben maar niet concreet zijn over hoe we dat gaan bereiken.
Mensen werken aan verschillende dingen, of activiteiten zijn slecht gecoördineerd waardoor ze niet op elkaar voortbouwen. Er is veel activiteit, maar weinig voortgang. En als we proberen te achterhalen waarom, heeft niemand het hele overzicht om te weten wat er moet gebeuren.
Onder-plannen komt vaak voor bij teams die een “niet lullen maar poetsen”-mentaliteit hebben. Ze hebben geen geduld om te plannen en vinden dat plannen hen vertraagt. En daar zit een kern van waarheid in, want plannen kost tijd. Maar doordat alle kanten opvliegen, maken ze weinig echte progressie. 🪽
De oplossing voor onder-plannen is het projectteam samenbrengen voor een coördinatiesessie. Daarin bepaalt het team samen wat het doel is en hoe hun werk bijdraagt aan dat doel. Zo kunnen ze hun energie richten op de juiste dingen.
3. Alsof-plannen
Alsof-plannen is wanneer we een plan hebben dat er op papier goed uitziet, maar in de praktijk nergens toe leidt.
Ook wel bekend als ‘templatitis’: het invullen van een planningssjabloon met algemene of nietszeggende teksten. Het plan zegt in feite dat iemand anders het probleem later wel oplost of het antwoord bedenkt.
Dit gebeurt wanneer het projectteam niet de juiste kennis heeft om een goed plan te maken, of zo procesgericht is dat de inhoud geen aandacht krijkgt. Voor de uitvoering moet iemand anders nog bepalen wat er precies moet gebeuren. Het plan is geen echt plan, maar alleen woorden op papier. 📄
De oplossing voor alsof-plannen is het projectteam veranderen. Haal er mensen bij met de juiste expertise om het plan concreet te maken, en laat hen het uitvoeren.
Plannen die werken
Ik ben in mijn werk als consultant al deze planningsfouten tegengekomen. Als plannen maken makkelijk was, hadden we altijd goede plannen die resultaat opleveren. En zelfs dan: geen enkel plan overleeft het contact met de werkelijkheid.
Daarom zijn de beste plannen die plannen die het team in de juiste richting zetten én flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden. 👟
Dit is precies het werk dat ik met plezier doe: teams helpen hun plannen te maken én uit te voeren, zodat ze hun strategische doelen bereiken.
Ben je nu op zoek naar betere projectplanning? Dan praat ik graag met je.
© Veridia Consulting, 2025
